Proceso de Admisión en los Colegios

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Proceso de Admisión en los Colegios

octubre 19, 2015
Erasmo Arellano
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El Proceso de Admisión es, propiamente tal, la etapa final de las estrategias de marketing y publicidad realizadas por los colegios durante un período. Es el instante donde se produce la relación directa entre los padres y sus hijos y la organización académica. Es el momento en que éstos resuelven iniciar un contacto personal ya sea personalmente o por teléfono. Han estado recibiendo información de las organizaciones académicas y tienen que tomar una decisión. Fundamentalmente ellos eligen por precio, cercanía del hogar, conveniencia personal o calidad de la institución educacional. Siempre alguna entidad académica responde a esas inquietudes. Y llega al área encargada del Proceso de Admisión.

En esta etapa, la misión final corresponde al Departamento de Admisión del colegio para informar, persuadir y convencer a los padres para que el postulante se quede en la institución. El trabajo no sólo consiste en darle la información que solicita sino en “cerrar una matrícula”

Que esos padres, de cuerpo presente o telefónicamente, queden plenamente convencidos que ese plantel educativo es la mejor opción de todas. Cumplir con las expectativas y aportar a la promesa de entregar un servicio de admisión de excelencia que asegure lealtad a la marca educacional, es la misión. La orientación al servicio no tiene ningún sentido, y ni siquiera sirve para diferenciarse, a menos que esté definido en relación a las NECESIDADES del potencial alumno y sus padres.

Los padres tienen sentimientos encontrados. Algunos se angustian por el exceso de expectativas, otros se ponen nerviosos por entrar “a lo que puedan” y que de eso dependa el futuro del niño o el joven. A este especial estado también contribuyen los colegios con preparación especial para la prueba de admisión. Se suman las promociones de las instituciones con ofertas y además ven todo tipo de avisos en los medios.

Los postulantes deben enfrentar mucha presión y además los padres deben tomar decisiones que ellos suponen que es para toda la vida. Este es el principal dilema que se presenta a quienes trabajan en el área de marketing y también de admisión… como lograr capturar la atención de nuestro potencial cliente-usuario en un ambiente atiborrado de información que debe procesar en su mente y… decidir.

La orden institucional es captar alumnos. Todas las organizaciones académicas entregan promesas similares, lo que confunde aún más. ¿Qué colegio elegir? ¿Dónde va a estudiar mi hijo? ¿Cómo será su futuro?

Las estrategias de largo plazo y la recomendación del entorno son factores decisivos en la elección de un colegio. La influencia del ambiente es muy importante, porque el entorno va modelando las percepciones en los potenciales padres-postulantes sobre la elección de la institución de educación más prestigiosa, con mejores profesores e infraestructura. Esto significa que la excelencia académica y organizaciones que entregan el mejor servicio educacional tienen mejores opciones de elección al momento de ser recomendadas. El “prestigio” de una marca educacional, influido por el entorno de amigos y familia son decisivos y, a veces, más importante que los mismos aspectos económicos.

Los padres ya han entrado a la institución académica. Fueron decididos a pedir información personalmente entre una serie de alternativas y opciones académicas similares y que están de acuerdo a las necesidades estudiantiles de su hijo. Ha visto la publicidad, ha visitado el sitio corporativo en Internet, asistieron a charlas en varios colegios, le preguntaron a sus amigos y ahora están ahí sentado frente a la persona que lo atiende. Depende de esa persona, la “señorita de admisión” que se queden o se vayan a la competencia. En otras palabras, está en manos del equipo de admisión el cierre final: la matrícula, como punto de término a la estrategia de marketing y publicidad que fue generada, hace varios meses, para que el potencial

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La mayor parte de los problemas con que se topa el Proceso de Admisión en las organizaciones educacionales son de gestión: organización, planificación, control, resolución de problemas, toma de decisiones, planeamiento estratégico débil y difusión deficiente, etc. Un problema complejo que debe tratar con un gran número de factores humanos, económicos, tecnológicos fuertemente interconectados. El equipo que se encarga de Admisión debe trabajar su propia estrategia específica que considere todas las variables de una situación esencialmente dinámica. El encuentro del personal de la institución con los padres es diferente en cada ocasión. Hay que resolver todas las situaciones en el momento. No existe una segunda oportunidad.

En general, en muchas instituciones educativas suponen que entregar un folleto y explicar los atributos de la organización es cumplir con el Proceso de Admisión. Es el primer error. El proceso de admisión es una situación de comunicación, de persuasión, de convencimiento a los padres quiénes se dieron el trabajo de ir personalmente al colegio. Es el momento de atenderlos como corresponde.

Autor: Herman Bustos

Fuente Original: Revista Digital Num. 2 de Marketing Educacional, páginas 5 y 6

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Erasmo Arellano
Consultor, Conferencista y en mi tiempo libre Director de la empresa ConsultoriaparaColegios.com Apasionado del Marketing Educativo & Digital, siempre innovando nuevas estrategias para mejorar los resultados de las Instituciones Educativas.
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